DOKUMENTHANTERING OCH DOKUMENTKONTROLL

Dokumentkontrollmodulen är designad efter att bortom vanlig dokumenthantering kontrollera era dokument. Till skillnad från annan mjukvara så erbjuder Workbench Professionals dokumentkontrollmodul effektiv hantering av dokument och media, allt från t.ex. simpla email upp till ert måldokument.

Genom att använda intelligenta företagsregler och konfigurerbara arbetsflöden så säkerställer Dokumentkontroll att alla personer inom organisationen har snabb åtkomst till all information som stödjer deras roller och arbetsuppgifter. Vidare, om denna information ändras så underrättas de berörda parterna automatisk via e-mail och blir tillfrågade att godkänna ett kvitto. På så sätt så minimeras risken att någon arbetar med en gammal version av ett dokument eller specifikation.

Dokument kan ha olika arbetsflöden som baseras på deras kategori eller typ. Till exempel, en procedur vara extremt hårt kontrollerad och endast tillåtas ändring när en ändringsförfrågan rests och godkänts. När ändringen sedan har gjorts tvingas den genom en gransknings- och godkännandeprocess innan en berättigad person till slut utfärdar den nya versionen av dokumentet till dess distributionslista. Emellertid, ett e-mail kanske endast behöver arkiveras till systemet utan att godkännas, ändras, granskas och distribueras. Workbench Professional känner igen dokumenttypen, applicerar det korrekta arbetsflödet och hanterar automatiskt processen för er.

När väl er dokumentation finns inom Workbench så är det kritiskt med snabb och enkel åtkomst till dokumenten. Workbench Professional har designats runt ett "fyra-klick" benchmark, det vill säga att det bara ska krävas maximalt fyra klick för användaren för att hitta ett dokument. Vår erfarenhet från 14 års implementering av dokumenthanteringssystem har visat att detta leder till att användare använder mjukvaran oftare. Mer än fyra klick leder till att användare upplever mjukvaran som komplex och besvärlig, som i sin tur leder till en misslyckad implementering.

För att göra hanteringen av stora mängder av dokument och användare enklare så tillåter dokumentkontrollmodulen användande av grupper, mallar och regler. Genom att använda features såsom 'globalt ersätta användare' och 'ombud' så kan ni försäkra er om att även fast en nyckelperson för organisationen är borta så kan managementprocesserna fortsätta utan att behöva veta andras lösenord och login. Dessa features tillsammans med Workbench Professional's kompletta GAMP och FDA-efterföljande lösenord och digitala signaturkontroll har lett till att Workbench Professional är den föredragna mjukvarulösningen hos många läkemedelsföretag och andra företag med högt ställda krav på kontroll.

Boschs papperssystem blev för svårhanterligt. Läs här om hur Workbench hjälpte Bosch att hantera detta problem.

Ladda ned en presentation över dokumentkontroll-modulen här. (911 kb)

Räkna ut er Return on Investment och upptäck de verkliga dokumentkontroll-kostnaderna genom att använda vår online cost calculator.

Kontakta AddconIT för mer information!

“Genom att introducera Workbench har vi lyckats kapa tiden vi lägger på att administrera våra dokumentkontroll-system med 75 %.”

"Under de 10 åren som gått sedan vi implementerade Workbench Professional så har vi sparat minst 420 000 kr per år genom minskade utskrifts-, distributions- och kopieringskostnader."